Die Gründung der Lotsenbrüderschaft NOK II / Kiel / Lübeck / Flensburg geht zurück auf die Einweihung des Nord-Ostsee-Kanals im Jahre 1895. Die heutige Geschäftsstelle ist die Selbstverwaltung der dort tätigen 170 Lotsen und 35 Angestellten, deren Aufgabe die Bearbeitung und Abrechnung der Lots- und Verwaltungstätigkeiten ist. Im Rahmen dieser Tätigkeiten wurde die Anzahl der jährlich entstehenden Dokumente immer größer. Heute spricht man von ca. 50.000 Dokumenten pro Jahr. Bisher wurden bei der Lotsenbrüderschaft in Kiel alle Dokumente in Papierform aufbewahrt, was unter anderem unnötigen Platz gekostet hat und eine erhebliche Suchzeit erforderte. Mit Vorgabe einer leicht verständlichen, strukturierten Archivablage gepaart mit der Anforderung, alle Bereiche aus einer Programmoberfläche abzubilden, stieß man schon bald auf das ELO-System.
Zukünftig werden alle Dokumente gescannt und digitalisiert, womit eine deutliche Arbeitserleichterung zu spüren ist und alle Prozesse optimiert werden konnten. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für eigentliche Kernaufgaben und durch die schnelle Informationsverfügbarkeit kann erfolgreicher gearbeitet werden.
Eine weitere Optimierung mit ELOprofessional betrifft die zentrale E-Mail-Archivierung. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, E-Mails als auch deren Anhänge mit der Volltextsuche zu durchsuchen, wodurch oftmals viel Zeit und Arbeit gespart wird. Durch regelmäßige, automatisierte Löschungen der alten E-Mails, kommt es dabei mit der Entlastung des Exchange-Servers zu einem positiven Nebeneffekt.
Mit der Einführung von ELOprofessional hat die Lotsenbrüderschaft eine deutliche Reduzierung der Papierablage bei gleichzeitig deutlich kürzeren Ablage-und Recherchezeiten erzielt. Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz aus schnell und zentral auf Dokumente zugreifen und wie selbstverständlich wurde die elektronische Ablage in die täglichen Arbeitsabläufe integriert.
Geschäftsführer Wolfgang Bülter urteilt: ”Die von unserem betreuenden Business Partner SCM bei der ersten Präsentation des Systems zugesagte leichte Handhabbarkeit hat sich im Produktivbetrieb bereits nach kurzer Zeit voll und ganz bestätigt. Wir konnten unsere Arbeitsprozesse optimieren und Suchzeiten wesentlich reduzieren. ELO war eine gute Entscheidung.”
Seit Gründung im Jahr 1984, betreut SCM als erfolgreiches Systemhaus im ERP- und DMS- Umfeld und als Anbieter marktführender Systeme wie Sage und ELO mittlerweile 500 Installationen in Norddeutschland.
